Ce que chaque utilisateur voit et peut faire dans le CRM dépend de ses droits, réglés dans Nautile. Certains comportements se règlent aussi pour votre installation, à la demande.

Qui voit quoi : les droits sur les représentants

Chaque utilisateur reçoit des droits sur un ou plusieurs représentants : « Tous », « Liste des clients », « Liste des prospects », « Liste des fournisseurs », « CRM event », « Devis client », « Commande client ».

• Clients, prospects, fournisseurs : une société sans représentant est visible de tous. Avec un représentant, il faut sur lui le droit « Tous » ou celui de la liste concernée.
• Contacts : ils suivent leur société ; un contact sans société est visible de tous.
• Devis et commandes : une pièce sans représentant est visible de tous ; sinon il faut le droit « Tous », « Devis client » ou « Commande client » sur le représentant de la pièce. Ces mêmes droits règlent les donneurs d'ordre et les représentants proposés quand vous créez un devis ou une commande.
• Événements : un événement privé n'apparaît pas dans l'historique. Les autres sont visibles quand leur société n'a pas de représentant, quand vous avez le droit « Tous » ou « CRM event » sur ce représentant, quand vous y êtes affecté, ou quand personne n'y est affecté.
• Les comptes clos ou bloqués ne figurent dans aucune liste.

Les calendriers des collègues

Sur le calendrier de chaque autre utilisateur, vous avez le droit « Voir », le droit « Modifier », ou aucun des deux ; un droit « Privé » s'y ajoute. Les listes d'affectation d'un événement proposent les utilisateurs actifs qui ont accès aux événements.

Les menus : un niveau de droit par page

• Les vues du calendrier (Mois, Semaine, Jour, Mobile, Semaine multi, Jour multi) et la carte sont ouvertes à tous.
• Chaque menu de consultation et de création (événements, prévisionnel, affaires, conversations, clients, groupes, contacts, devis, commandes, e-mailing, budget, planning, statistiques, marketing, prise d'appel, import) n'apparaît qu'avec le droit correspondant.
• Le niveau compte : sur la fiche d'un client, par exemple, tout niveau permet de la consulter, le niveau 3 de la modifier, le niveau 4 d'en créer une, le niveau 5 de la supprimer et de fusionner des prospects. Les menus de création des clients, groupes, contacts, devis et commandes demandent le niveau 4 ou 5.
• La roue du paramétrage, en haut à droite, demande un droit dédié.

Ces droits se règlent dans Nautile, pour chaque utilisateur : Gestion des droits.

Réglages à la demande

Ces comportements se règlent pour votre installation : demandez-les à Nacre Informatique.

Affichage

• La page qui s'ouvre après la connexion, et celles de création d'un événement ou d'une société.
• La durée par défaut d'un événement créé d'un clic dans le calendrier.
• La longueur du sujet affiché dans les info-bulles de la vue Mois.
• Le mode « particuliers » (B2C) : des contacts plutôt que des sociétés.
• Les vues Locations et Réservations du calendrier.

Événements

• Un événement de plusieurs jours découpé en un événement par jour.
• Une coche « Invite Outlook » sur les événements.
• Les alertes de rendez-vous dans les vues Mois et Semaine, et les rappels par SMS.
• Les tâches réservées à leur écran, hors du calendrier mobile.
• Le bouton « Création auto partenaire » sur la fiche d'un contact, et la prise d'appel en un clic.

Historique automatique

Selon votre réglage, le CRM inscrit lui-même un événement dans l'historique quand un contact est créé, quand un prospect devient client, quand un SMS ou un e-mailing est envoyé, quand un e-mail est envoyé ou reçu, quand un prospect répond à un formulaire en ligne, quand un bon de commande est signé ou quand le statut d'un règlement change. Le changement de commercial principal d'une société peut aussi être notifié à une personne choisie.

Devis

• Les éditions PDF proposées : devis, proforma, bon de commande.
• Les CGV jointes aux e-mails d'envoi des devis.
• À qui revient l'événement créé depuis un devis : à son créateur, ou à son représentant.
• La liste des devis ouverte sur tous les créateurs, ou non.
• Les pièces jointes proposées à l'envoi, selon leur nature.

Extranet client

Vos clients consultent en ligne leurs devis, commandes, bons de livraison et factures : ceux dont une pièce jointe est cochée « Extranet » dans les fichiers liés. Ils peuvent aussi saisir une demande de devis ou de commande, sur leurs articles et à leur tarif : elle arrive dans Nautile comme une pièce « Demande Extranet » à valider.

Pour aller plus loin

Gestion des droits et les notes de version de la catégorie ERP Nautile CRM.