L’écran Configuration générale regroupe l’ensemble des paramètres globaux de Nautile, organisés en 11 onglets :

 

1. Connexion serveur
2. Partenaire
3. Article
4. Impression
5. Configuration
6. Badgeuse
7. Gestion des couleurs
8. Catalogue
9. Envoi de mails
10. Export stock
11. Configuration CRM

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Connexion serveur

 

 

 

 

 

 

 

Partenaire

 

L’onglet Partenaire permet de définir les paramètres pré-renseignés lors de la création d’un nouveau client ou fournisseur. Ces valeurs servent de valeurs par défaut, modifiables ensuite sur chaque fiche.

 

Paramètres par défaut

• Type : type de partenaire (client, fournisseur, prospect…)
• État du compte : statut comptable initial
• Moyen de paiement : virement, chèque, traite, etc.
• Mode calcul échéances : règle de calcul des dates d’échéance
• Code escompte : barème d’escompte appliqué par défaut
• Représentant : commercial affecté
• T.V.A : taux de TVA par défaut
• Code devise : devise de facturation
• Code tarif : grille tarifaire appliquée
• Dépôt principal : dépôt de référence pour les pièces
• Régime de taxe : régime fiscal (TVA française, intracommunautaire, export…)
• Mode de dématérialisation : canal de dématérialisation des factures (Chorus Pro, autre PDP, …)

 

Affaire liée aux clients

Créer l’affaire liée aux clients : si coché, une affaire est automatiquement créée à la création d’un client.

 

Liste des clients

Ne pas précharger les clients : si coché, la liste des clients ne se charge pas automatiquement à l’ouverture, ce qui accélère l’affichage sur les bases volumineuses (le filtrage charge les clients à la demande).

 

Article

 

L’onglet Article définit les paramètres par défaut appliqués à chaque nouvel article créé, ainsi que des réglages globaux liés à la gestion des stocks.

 

Paramètres par défaut de l’article

• Type : type d’article (marchandise, service, sous-traitance…)
• Code UPR : unité de prix par défaut
• Code TVA : taux de TVA par défaut
• Taxe parafiscale : taxe additionnelle appliquée
• Code comptable vente et achat : comptes par défaut pour les écritures
• Code tarif achat et vente : grilles tarifaires par défaut
• Unité d’achat, de vente, de stockage, de tarif : unités par contexte (peuvent être différentes)
• Type de remise et Effet remise : règles de remise appliquées
• Enregistrer la description en texte : si coché, le champ description est stocké en texte plein (et non en référence)

 

Article de référence pour les notes de frais

Article injecté automatiquement : article utilisé lorsqu’une note de frais est convertie en pièce.

 

Article de référence pour les frais de port

Article frais de port : article utilisé pour facturer les frais de port sur les pièces.

 

Stocks

• Extraction des stocks négatifs : si coché, les stocks négatifs sont inclus dans les extractions
• Date de valorisation des stocks : date de référence pour la valorisation
• Modification des mouvements antérieurs : si coché, autorise la modification de mouvements de stock antérieurs à la date de valorisation

 

Divers

• Recherche stock article par dimension : active la recherche de stock par dimensions plutôt que par référence article
• Saisie du poids net obligatoire : rend obligatoire la saisie du poids net à la création d’article

 

Impression

 

L’onglet Impression regroupe tous les paramètres liés à l’édition des documents : logos, textes d’en-tête et de pied, modèles .rav, comportements d’impression et emplacements de stockage.

 

Impression client et Impression fournisseur

• Logo haut/bas : image affichée en en-tête ou en pied de page (chemin vers un fichier image)
• Texte haut/bas : texte libre affiché en en-tête ou en pied de page

 

Type d’impression

• Étiquette spécifique : utilise un format d’étiquette dédié (avec hauteur paramétrable)
• Impression avec changement de statut : l’impression d’une pièce déclenche son passage au statut suivant
• Déclenchement global avec update : met à jour les pièces source lors d’un déclenchement global
• Date création facture égale date facture : la date de création est alignée sur la date de facture
• Impression des duplicatas : imprime un duplicata explicite (au lieu d’un original)
• Type relevé factures : choix entre relevé Classique ou Détaillé
• Tenir compte des reliquats : intègre les reliquats dans les éditions
• CERANA : gestion des certificats CERANA — Ne pas imprimer, Pièces jointes, Documents uniquement

 

Imprimante

Port série : port utilisé pour les imprimantes étiquettes ou caisse.

 

Pied de page impression

Élément pied de page : texte libre ajouté en pied sur les éditions.

 

Sous-traitance Impression

• Impression interne : chemin du .rav utilisé pour la sous-traitance interne
• Impression externe : chemin du .rav utilisé pour la sous-traitance externe

 

Recyclage

Impression recyclage : chemin du .rav utilisé pour les pièces de recyclage.

 

Emplacement des RAV

Répertoire : dossier où sont stockés tous les modèles .rav.

 

Gestion des relances

Édition relances : chemin du .rav utilisé pour l’édition des relances clients.

 

Gestion des dossiers

Édition dossiers : chemin du .rav utilisé pour l’édition des dossiers de transport.

 

Emplacement PDF archivage

Répertoire archivage : dossier où sont stockés les PDF générés pour archivage.

 

Configuration

 

L’onglet Configuration regroupe les comportements généraux de l’application : emplacements des fichiers et logos, comportements de saisie, recyclage, calcul des marges, caisse, commande Internet, gestion des fonts, etc.

 

Images

• Emplacement : dossier où sont stockées les images partagées
• Logo : chemin du fichier logo principal de la société
• Logo recyclage : chemin du logo spécifique aux pièces de recyclage

 

Emplacements des fichiers

• Fichiers CSV : dossier d’intégration des fichiers CSV (imports tarifs, mercuriales…)
• Types divers : dossier de stockage provisoire pour fichiers temporaires

 

Saisie des documents

• Modifier info. paiement : autorise la modification des informations de paiement sur une pièce existante
• Saisie à partir des ratios : active la saisie via ratios (calculs auto)
• Ligne Txt Cde sur facture : ajoute une ligne texte rappelant la commande sur la facture
• Liste à vide : la liste des pièces s’ouvre vide (filtre à la demande)
• Num. automatique des docs : numérotation automatique des nouvelles pièces
• Éditer directement dans les tableaux : permet l’édition inline dans les grilles
• Déclenchement des lignes à 0 (sauf les factures) : autorise le déclenchement de lignes à quantité nulle (les factures restent exclues)
• Scan code barre (saisie pièce) : active la saisie par scan de code-barres
• Facture comptabilisée dans le contrôle de dépassement : prend en compte les factures dans le calcul de l’encours client
• Prise en compte du affacturage : active la gestion de l’affacturage
• Affichage stock immédiat : affiche le stock disponible en temps réel sur les lignes
• Désactiver la fenêtre des doc clients en attente de livraison : masque la fenêtre listant les documents clients en attente
• Saisie avec double remise : active la saisie de deux remises successives (remise 1 puis remise 2)
• Modif article en déclenchement devis : autorise la modification de l’article au moment du déclenchement d’un devis

 

Recyclage

Configuration distincte pour le côté Client et le côté Fournisseur :

• Dépôt par défaut : dépôt utilisé pour les pièces de recyclage
• Cde/défaut : type de commande par défaut
• Pièce générée : type de pièce générée automatiquement
• Utilisateur défaut : utilisateur affecté aux pièces de recyclage

 

Calcul du taux de marge

Choix entre : sur Prix d’achat ou sur Prix de vente. Détermine la formule utilisée pour calculer le taux de marge affiché sur les pièces.

 

Calcul des marges

Choix entre : Tarif achat ou Stock. Définit la base utilisée pour le calcul de la marge en saisie de ligne (tarif fournisseur ou prix moyen pondéré du stock).

 

Caisse

• Client par défaut : client utilisé pour les ventes au comptoir
• Imprimante par défaut : imprimante de tickets de caisse
• Règlement attente : mode de règlement utilisé quand le paiement est en attente
• Code barre sur Gencode ou Code barre sur article : choix du champ utilisé pour le scan en caisse

 

Règlement

Mode réglement auto : mode de lettrage automatique appliqué aux règlements (par défaut Lettrage).

 

Notes de frais

Saisie rapide : active le mode de saisie rapide des notes de frais.

 

Sous-traitance

• Marge d’erreurs : pourcentage de tolérance sur les quantités en sous-traitance
• 1 seul article en origine dans les SST : oblige à un seul article d’origine par sous-traitance
• Mettre l’article principal dans origine : l’article principal est ajouté en origine de la sous-traitance
• Remplacer la qte saisie, par celle des lots en déclenchement : lors du déclenchement, la quantité saisie est remplacée par celle réellement contenue dans les lots

 

Commande Internet

• Dépôt par défaut : dépôt utilisé pour les commandes web
• Cde/défaut : type de commande par défaut
• Client/défaut : client utilisé quand la commande web n’est pas rattachée à un compte

 

Affaires

• Statut : statut par défaut appliqué à une nouvelle affaire
• Facturer le prévisionnel : si coché, le prévisionnel des affaires est intégré à la facturation

 

Gestion des fonts

• Font par défaut : police par défaut de l’application
• Taille par défaut : taille de police par défaut
• RAZ : rétablit la police par défaut
• Rendu : aperçu du rendu avec les paramètres choisis

 

Relances

Sous type Evenement : sous-type d’événement généré lors d’une relance (par défaut Relance paiement).

 

Modification des intitulés de champs

Fichier : chemin d’un fichier permettant de personnaliser les libellés de certains champs de l’application.

 

Badgeuse

 

L’onglet Badgeuse paramètre la gestion des temps de présence : plage horaire prise en compte, pause repas et temps par défaut.

 

Plage horaire et pause repas

• Temps horaire pris en compte de [HH:MM] à [HH:MM] : bornes de la journée prise en compte par la badgeuse (les pointages hors plage sont ignorés)
• Horaire de la prise de repas de [HH:MM] à [HH:MM] : créneau pendant lequel la pause repas est déduite automatiquement
• Temps prise de repas en minutes : durée de pause déduite par défaut

 

Temps par défaut par jour de la semaine

Saisie du temps de travail théorique pour chaque jour : Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi. Cette base sert de référence pour calculer les heures supplémentaires ou manquantes.

 

Gestion des couleurs

 

L’onglet Gestion des couleurs permet d’affecter une couleur d’affichage à chaque type de pièce, pour les repérer rapidement dans les listes.

 

Couleurs côté client

• Devis client
• Commande client
• Bon de préparation (BP) client
• Bon de livraison (BL) client
• Facture client

 

Couleurs côté fournisseur

• Devis fournisseur
• Commande fournisseur
• Annonce fournisseur
• BL fournisseur
• Facture fournisseur

 

Catalogue

 

L’onglet Catalogue paramètre la publication du catalogue web : emplacement des images et documents, connexion FTP au site, et configuration des pièces générées par le site.

 

Configurations générales

Emplacement éditeur de texte : chemin de l’éditeur de texte externe (pour éditer les fiches catalogue).

 

Information liens fichiers images

Trois emplacements (3 tailles d’images : vignette, moyenne, grande) avec, pour chaque : chemin local et dimensions (largeur × hauteur).

• Site web URL : URL publique du site catalogue
• Emplacement documents : chemin local des documents associés aux articles

 

Information FTP

Connexion FTP utilisée pour pousser le catalogue vers le site : Host, Login, Password, Destination (répertoire cible).

 

Configurations catalogue

• Tarif par défaut : grille tarifaire utilisée pour les commandes web
• Type de pièce par défaut (BtoB) : type de pièce générée pour une commande BtoB
• Sous-type de pièce : sous-type appliqué (BtoB)
• Sous-type BtoC : sous-type appliqué pour les commandes BtoC
• Sous-type CDE fournisseur et Sous-type CDE fournisseur BtoC : sous-types des commandes fournisseur générées
• Dépôt par défaut, Dépôt stock, Dépôt affichage stock, Dépôt acquisition : dépôts utilisés selon le contexte
• Article frais de dossier : article ajouté pour facturer les frais de dossier
• Plafond frais de dossier : montant maximum des frais de dossier appliqués

 

Envoi de mails

 

L’onglet Envoi de mails paramètre la connexion FTP utilisée pour le dépôt des mails en batch, l’adresse expéditeur, le client mail externe utilisé pour l’envoi des pièces, et l’URL utilisée pour les mails de l’agenda.

 

Envoi batch (Information FTP)

Connexion FTP utilisée pour déposer les fichiers d’envoi de mails en batch :

• Host : adresse du serveur FTP
• Login : identifiant de connexion
• Password : mot de passe
• Destination : répertoire distant où sont déposés les fichiers à envoyer en batch

 

Autres informations

• Adresse de l’expéditeur : adresse e-mail utilisée comme From des mails envoyés automatiquement par l’application
• Adresse copie cachée : adresse e-mail mise en copie cachée (Bcc) sur tous les mails envoyés, pour archiver une copie. La case à droite active ou désactive cette copie cachée

 

Envoi des pièces par mail

Choix du client de messagerie utilisé pour envoyer les pièces (devis, factures…) par mail :

• Outlook : utilise Microsoft Outlook (via OLE Automation)
• Thunderbird : utilise Mozilla Thunderbird (via la commande -compose)

Une indication est affichée si aucun lecteur de mail compatible n’est détecté sur le poste.

 

Envois de mail Agenda

URL mail : URL de base utilisée pour ouvrir un lien mail (mailto: ou webmail) depuis le calendrier. Si le champ est vide, aucun envoi automatique n’est déclenché depuis l’agenda.

 

Export stock

 

L’onglet Export stock permet de configurer plusieurs modèles d’export du stock vers des serveurs FTP distants (par exemple pour synchroniser un site marchand ou un client).

 

Liste des exports configurés

Le panneau principal affiche la liste complète des exports déjà configurés, avec les colonnes : ID, Nom, Serveur, Login, Port, Périodicité et Actif.

Les boutons permettent d’Ajouter, Modifier, Supprimer ou Exécuter un export.

 

Détail d’un export

• Nom de l’export : libellé affiché dans la liste
• Dépose du fichier (connexion FTP) : Serveur, Login, Password, Port
• Actif : si décoché, l’export n’est pas exécuté lors des envois automatiques
• Modèle : modèle d’export utilisé (format de fichier, colonnes incluses, filtres…)

 

Configuration CRM