Nv.7.8.2 du 29 05 2026

Dans cette note de version 7.8.2, nous verrons l’extranet client, un espace web où vos clients consultent leurs documents et vous envoient leurs demandes. Thèmes abordés

 

Présentation et accès à l’extranet client

 

L’extranet client est un espace web où vos clients consultent leurs documents (devis, commandes, bons de livraison, factures) et vous envoient leurs demandes de devis et de commandes. Il s’ouvre à l’adresse de votre CRM, suivie de « /extranet/ ».

Sa mise en service (sous-types de pièces « Demande Extranet » pour les devis et les commandes) est à demander à Nacre Informatique.

Donner l’accès à un client

L’accès se donne dans Nautile, sur un contact du client. Dans le menu Clients, cliquer sur Contacts Clients (on peut aussi ouvrir les contacts depuis la fiche du client).

 

Sélectionner le contact dans la liste (ou le créer par « Ajouter »), puis cliquer sur « Modifier ». Dans le cadre « Type d’accès », ouvrir la liste « Droits d’accès » et choisir « Site Internet ».

 

Saisir le « Login » et le « Mot de Passe » que le client utilisera, en laissant décochées les cases « MD5 » et « Contact clos », puis cliquer sur « Enregistrer ».

 

Le contact doit être rattaché à la société du client (c’est automatique quand il est créé depuis la fiche du client) : il ne voit que les documents de cette société.

Se connecter

Le client saisit son identifiant et son mot de passe, puis clique sur « Se connecter ».

 

 

Consulter ses documents

 

La page « Mes documents » liste les devis, commandes, bons de livraison et factures du client. Choisir le « Type » et la période (« Du » / « Au », par défaut les douze derniers mois), puis cliquer sur « Filtrer ». Au-delà de 500 documents, seuls les 500 plus récents sont affichés et un bandeau invite à affiner la recherche.

 

Le bouton « Détail » ouvre la fiche de la pièce : dates, délai, échéance, mode de paiement, état (En cours de saisie, Validée, Transformée, Clôturée), adresses de facturation et de livraison, articles, remises et totaux.

 

Pour un devis ou une commande, « Télécharger en PDF » produit le document. Les autres fichiers (facture archivée, bon de livraison signé, etc.) sont proposés dans le bloc « Pièces jointes » de la fiche, s’ils ont été rendus visibles sur l’extranet (point suivant). La colonne « PJ » de la liste indique le nombre de fichiers disponibles.

 

Rendre un fichier visible sur l’extranet

 

Dans le CRM, ouvrir la fiche du devis ou de la commande, puis cliquer sur le bouton « fichier(s) lié(s) ».

 

Dans la liste des fichiers, cocher la colonne « Extranet » pour chaque fichier que le client doit voir.

 

Dans Nautile, la même case « Extranet » se trouve dans l’onglet Documents de la saisie de pièce : c’est là qu’on la coche pour les factures et les bons de livraison. Une facture archivée n’apparaît sur l’extranet que si sa case est cochée.

 

Envoyer une demande de devis ou de commande

 

Cliquer sur « Nouvelle demande ». Choisir le « Type » (Demande de devis ou Commande), puis renseigner la référence du client (30 caractères au plus), le « Délai souhaité » et un commentaire.

Dans « Articles », taper au moins deux caractères du code ou du libellé : la liste propose les articles avec leur prix. Cliquer sur un article pour l’ajouter, puis ajuster la quantité. « Ajouter une ligne libre » permet de demander un produit hors catalogue, décrit en texte. Le total estimé HT se met à jour à chaque ligne.

 

Cliquer sur « Envoyer la demande ». Un message confirme l’enregistrement et donne le numéro de la demande.

 

 

Suivre ses demandes

 

La page « Mes demandes » liste les demandes envoyées depuis l’extranet, avec leur statut (l’avancement renseigné par votre équipe), le nombre de lignes, le montant et la date de dernière mise à jour. Les dates « Du » / « Au » sont vides par défaut : toutes les demandes sont affichées.

 

 

Consulter le stock

 

La page « Stock » affiche les quantités disponibles par site, article par article. Le bouton « Export CSV » en fait un fichier pour Excel.